Le RGPD, l'administrateur de la page Fan Facebook, et la Cour de Justice de l'Union Européenne.

Depuis son entrée en vigueur le 25 mai dernier, nous attendions impatiemment comment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, plus communément appelé RGPD allait s'appliquer. C'est chose faite. Et cela concerne un administrateur du réseau social Facebook.

L'affaire C-210/16.

Dans l'affaire C-210/16 Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig- Holstein/Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein GmbH, La Cour de justice de l'Union Européenne vient d'épingler la société allemande Wirtschaftsakademie Schleswig-Holstein spécialisée dans le domaine de l'éducation et qui administrait une page facebook qui récoltait des données via la fonctionnalité Facebook Insights grâce à un fichier témoin "cookie". Installant un traceur pendant une durée de 2 ans sur les ordinateurs des visiteurs, la fonctionnalité permet de récolter leurs données et leurs habitudes.

La société allemande, qui a eu beau se retrancher derrière le manque d'information du réseau social eu égard à l'activation de cette fonctionnalité, a été reconnue comme co-responsable du traitement des données au sens du règlement et a été sommée de se mettre en conformité.

Mettez-vous donc en conformité.

Le RGPD s'applique à tous types de traitement de données allant du simple fichier papier à des fonctionnalités plus complexes s'appuyant sur les réseaux sociaux comme nous venons de le voir.

Il est donc urgent que les dirigeants d'entreprises se mettent en conformité peu importe leur taille.

Le tri, la transparence et l'information.

Au-delà de le faire savoir, tout traitement de données, aussi minime soit-il, doit être répertorié et annoncé. Sa finalité doit être claire et en lien avec les activités.

Pour cela, tout dirigeant d'entreprise, peu importe sa taille, doit mettre en place un registre recensant les traitements de données opérés dans le cadre de ses activités.

Quand il s'avère que certaines données récoltées ne sont pas en lien avec la réalisation des activités, le dirigeant a tout intérêt à ne plus les récolter.

Il doit informer aussi bien en interne (ses salariés) qu'en externe (fournisseurs, clients, prospects, visiteurs de site internet...) quels types de données il traite, à quelles fins et pendant quelle durée, nécessairement limitée. Il doit également leur réaffirmer leurs droits en tant que personnes, à l'accès, la modification et à la suppression.

Cette information prend place dans des documents qu'il communique, allant de simples chartes de confidentialité, à des documents plus techniques comme des conditions générales d'utilisation ou de vente.

Les opérations sensibles et la sécurité.

Si l'entreprise procède à des traitements de masse de données ou des opérations sensibles comme des traitements de données automatisées, des mises en place de listes noires de clients, des usages innovants en lien avec des données personnelles (objets connectés), le traitement de données sensibles (origines ethniques, santé, opinions politiques, biométrie, génétique etc...) alors elle devra obligatoirement se soumettre à une étude d'impact.

De la même manière, l'entreprise doit mettre en place des mesures de sécurité aussi bien physiques qu'informatiques de manière à assurer la sécurité des données traitées.

Les sous-traitants.

Si l'entreprise, dans le cadre de ses activités fait appel à des sous-traitants au sens du RGPD (hébergeurs de site, SSII, éditeurs de newsletters, etc...) alors elle doit s'assurer que ceux-ci sont en conformité avec le RGPD et que notamment si ces derniers transfèrent les données récoltés hors U.E, que la législation du pays concernés est conforme ou à défaut que le sous-traitant s'engage à une utilisation conforme contractuellement.

Le délégué à la protection des données (DPO).

Le chef d'entreprise a la possibilité de nommer un Délégué à la protection des données (DPO) pour tout simplement ne pas endosser le rôle de responsable légal de la conformité de son entreprise vis à vis du RGPD car les sanctions peuvent aller - sans mise en demeure préalable - à 4% du Chiffre d'Affaires mondial.

Son rôle spécifique sera d'auditer, de répertorier, de conseiller, de documenter et de répondre en cas de contrôle des administrations.

Notre Cabinet peut vous aider dans la réalisation de toutes ces démarches.

Pensez à protéger vos créances clients !

Il n'est pas rare dans les affaires d'avoir à faire face à des impayés de ses clients... 

Il y a pourtant en pratique des solutions pour minimiser le risque voire mettre en place des procédures rapides quand le mal est fait !

 Vérifiez votre client

• Interroger le RCS (registre du commerce est des sociétés) : vérifier l'ancienneté, le montant du capital, les procédures éventuellement en-cours..
• Commander et lire ses comptes : Et plus particulièrement le montant des capitaux-propres, des en-cours clients et fournisseurs...
• Vérifier si le client est potentiellement endetté : Par la consultation de l'état d'endettement (A commander au RCS/infogreffe) ;
• Avoir éventuellement recours à des bases de données spécialisées (payantes) surtout quand il s'agit de gros clients !

Rédiger ses documents commerciaux correctement

• La base : Etablir un bon de commande, un devis et une facture, le tout de manière précise et détaillée !

Faire prendre connaissance et opposer ses conditions générales de vente (CGV) 

En plus d'être très utiles, elles sont obligatoires entre professionnels (L441-6 du Code de commerce) !

 Et là, des conseils pratiques :

• les imprimer au verso de son bon de commande et les faire signer dès le départ !
• Y Insérer des clauses très utiles en cas de contestation : La restitution aux frais du client de la marchandise livrée si non-intégralement payée, la clause de réserve de propriété tant que le paiement intégral n'est pas intervenu, la clause pénale qui permet de se faire allouer une indemnité automatique en cas par exemple de paiement tardif du client...

Prendre des garanties

Il ne faut pas hésiter :

• à solliciter une caution de manière classique ou bancaire, ou encore par acte d'avocat (Art. 1374 du Code civil) pour plus de valeur probante ;
• à prendre un nantissement sur des éléments importants appartenant au client débiteur (fonds de commerce...)
• à constituer un gage sur l'outillage ou le matériel livré ;
• pour les grosses créances, faire établir une fiducie-sûreté via sa banque, compagnie d'assurance ou son avocat (durée : 99 ans) pour protéger une partie du patrimoine d'éventuelle saisies ultérieures !

Se faire payer sans recourir à la justice

• Effectuer une relance puis une mise en demeure (fera courir les pénalités de retard dans le cas d'un client particulier) ;
• Avoir recours à des agences de recouvrement (payantes) ;
• Se servir du droit de rétention de l'article 2286 du Code civil sur la marchandise et les biens à livrer
• Etablir une transaction avec le client pour éviter le procès (art. 2044 du c.civil) ;
• Agir en revendication : A défaut de pouvoir récupérer sa marchandise déjà livrée mais non-payée, il est possible en cas de procédure collective (redressement, liquidation) de son client débiteur de récupérer cette marchandise livrée en réserve de propriété par l'envoi d'un simple courrier LRAR auprès de l'administrateur judiciaire !

Engager un procès rapide

Quand malheureusement, il n'y a plus d'autres solutions, il est nécessaire de mettre en place des procédures judiciaires adaptées et rapides de manière à sauvegarder ses chances de recouvrir sa créance :

• La saisie-conservatoire : Qui consiste à demander au Juge une saisie sur les biens de son client débiteur comme une garantie au recouvrement de sa créance (art. R511-2 du Code de procédure civile) : Fera nécessairement son effet !
• L'injonction de payer : Qui permet de réclamer son dû par l'intermédiaire d'une procédure très rapide devant le Juge en fournissant ses justificatifs (facture, bon de commande, devis signé..) ;
• Le Référé-Provision : Qui est rapide en pratique et qui permet d'obtenir un titre "exécutoire à titre provisoire" c'est à dire qui permettra un recouvrement par huissier de justice auprès du client débiteur.

Notre cabinet peut vous accompagner dans toutes ces démarches : contactez-nous.